PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN (Planning,
Goal And Decision Making )
A. Pengantar
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam
setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat
melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
B. Batasan Perencanaan
Menurut Newman
perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan
menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve
a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When)
dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu
fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan
kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan
serta program-program yang dilakukan.
C. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan
yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur
perencanaan yaitu :
1. Tindakan
apa yang harus dikerjakan
2. Apa
sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana
tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan
tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang
akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana
cara melaksanakan tindakan tersebut.
D. Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang
baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian
kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima
sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel,
suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada
perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan
penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu
walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas,
tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam
perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada
siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi
seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi.
E. Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan
tugas dan tujuan
Antara tugas
dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau
nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi
dan analisa
Menentukan
factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi)
bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan
kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang
tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian
tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar
tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan
efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat
sintesa
Sintesa yaitu
alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara
mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut.
Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
F. Siapa Pembuat Rencana ?
1. Panitia
Perencanaan
Panitia ini
terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing
membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana
yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian
Perencanaan
Seringkali
tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus
membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu
bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah
organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana,
tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani
pekerjaan
- Staf
(pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau
produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan
sesuatu guna.
G. Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana
Global (Global Plan)
Analisa
penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght
yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses,
memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity
yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu
tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana
Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari
rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja
yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang
jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana
yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan
proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan
strategic ini yaitu :
1. Memberikan
kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah
pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik
permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana
Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini
meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka
pendek.
- Rencana
sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi
setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali
pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu
perusahaan.
- Rencana
Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan
terjadi berulang-ulang.
H. Tujuan Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari
pada tujuan yaitu :
1. Hasil akhir
yang ingin dicapai
2. Kegiatan
yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut
Dalam buku
Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan
primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak
langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
2. Tujuan
kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Skunder,
berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
I. Bentuk-bentuk Tujuan
Parrow membagi
tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental
Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk
memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Output
Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk
konsumsi.
3. System
Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa
digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product
Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived
Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam
organisasi,
J. Fungsi Tujuan
1. Sebagai
dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik
pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi
tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber
legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna
mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan
dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai
standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang
dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber
motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal
dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik,
menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat
mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai
unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari
organisasi.
Peter Drucker
menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam
menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi
pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan
melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan
saluran distribusi yang digunakan.
2.
Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output
yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya
pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan
sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang
dimiliki.
4.
Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang
diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk
renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi,
yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru,
teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang
terus bertambah.
6. Prestasi
dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk
pengembangan para manajer.
7. Prestasi
dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut
faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung
jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang
dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum,
pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
K. Management Bay Objective ( MBO )
Pertama kali
diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada
tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen
berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals
management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya
sama.
Management by
objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang
efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun
informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan
kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali
atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by
objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer
dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau
sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi
pengoperasian satuan kerja.
L. Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya
komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus
berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan
tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur,
sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa
yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu
dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan
perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama
dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa
yang akan dicapai.
4. Perlunya
partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota,
maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan
implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan
mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan
kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
M. Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan :
Kelemahan :
1. Mengetahui
apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu
manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki
komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat
proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi
waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal
pengembangan dan implementasi program-program MBO.
N. Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO
sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui
kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan
merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga
tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer,
apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer
harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa
partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua
pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan
dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
O. Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision Making
)
Pembuatan
keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam
penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap
jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam
situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk
keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau
tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi
kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan
terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur
yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai,
prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan
sebagainya.
Keputusan
tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena
terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian
sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian
teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan
dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa
aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi
pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan
lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian
(certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu
mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
Resiko (risk),
yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang
akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh
organisasi atau perusahaan.
Ketidak
pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang
dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang,
karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut
keputusan yang kritis dan paling menarik.
P. Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman
dan Perumusan Masalah
Manajer harus
dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana
yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2.
Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah
masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat
keputusan yang tepat.
3.
Pengembangan Alternatif
Pengembangan
alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar
tercapai keputusan yang efektif.
4.
Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai
efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan
dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai
seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan
Alternatif Terbaik
Didasarkan
pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan
kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6.
Implementasi Keputusan
Manajer harus
menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan,
serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil.
Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan
tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta
mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi
atas Hasil Keputusan
Implementasi
yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar
dan memberikan hasil yang diharapkan.
Q. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan
bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan
kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan
saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih
efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik
situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan
menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
R. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi
organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting
manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan
berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif
pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan
operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan
perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya
menyediakan informasi yang akurat.
Sumber : http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-perencanaan.html