Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)

Flowcharting (1st documentationtool):

Contoh flowchart dansymbol-symbolnya

• Alternatif untuk dokumentasi narative yang panjang (who, what, when, where of the system)
• Lebih fokus ke aspek physical dari proses dan aliran informasi dibandingkan dengan aspek konseptual
• Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan sistem informasi atau hanya sebagian saja. Keseluruhan sistem terdiri dari input, proses manual/komputer, output.
• Output bisa dibagikan ke para pengguna untuk membantu pengambilan keputusan atau bisa juga digunakan untuk input dalam proses selanjutnya.
• Berbagai macam jenis flowcharts adalah seperti berikut:
• Systems Flowcharts : menggambarkan keseluruhan konfigurasi sistem, termasuk dokumen, aliran data, dan proses suatu sistem.
• Document/procedure flowcharts: menggambarkan pembuatan dokumen, aliran, dan tujuan dokumen di dalam sistem dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan di dalamnya.
• Hardware flowcharts: menggambarkan konfigurasi hardware suatu sistem
• Program flowcharts: menggambarkan logika dan tahap-tahap pemrosesan program komputer
• Flowcharts bisa digambarkan dengan manual atau banyak software-software template untuk flowchart yang murah bahkan free

Elemen dasar dari systems/document flowcharts

• Document flowcharts terdiri dari 3 element grafik sederhana yang digabungkan untuk menyajikan berbagai macam jenis proses dan aliran informasi fisik (contoh flowchart dan symbolnya lihat gambar di atas):

1. Symbols
2. Flow lines
3. Areas of responsibility

• Symbol dan metode flowchart sangat bervariasi di berbagai organisasi dan profesi.
• Tidak ada simbol-symbol dan prinsip-prinsip flowchart yang diterima secara umum. Hanya mengacu ke yang paling banyak digunakan.

·         Simbol permanent file

• Simbol exit dari sistem
• Simbol connector
• Bila tidak/belum ada tujuan akhir, harus disertakan simbol annotation untuk menunjukkan bahwa masih ada penyelidikan lebih lanjut.

-          Flowcharts harus tetap terjaga rapi

• Flowchart adalah tool untuk design dan analytical. Namun kadang terlalu banyak detil akan mengurangi kemampuan komunikasi atau keterbacaannya. Panduan simplenya:
• Tempatkan areas of responsibility yang paling sering bertukaran untuk saling berdekatan supaya menghindari arah panah yang panjang
• Masukkan narasi penjelasan hanya di dalam symbol
• Hindari narasi untuk menjelaskan yang sudah digambarkan dalam flowchart itu sendiri

-          Pastikan bahwa progress dokumen adalah jelas.

-          Pastikan bahwa flowchart benar-benar lengkap: menyajikan setiap input, proses, output, dan storage.

Elemen dasar hardware and program flowcharts

• Simbol yang digunakan sama, namun lebih digunakan untuk menyajikan berbagai macam hardware komputer seperti printer, magnetic tape, tape drive, disk, disk drive, dll.

DFD (2nd Documentation tool)

Contoh DFD dan symbol-symbol nya

-           Lebih memberikan aliran data secara konseptual (bukan aliran fisik data seperti di flowcharts). DFD mengabaikan unit-unit organisasi, komputer dimana data diproses, dan media dimana data disimpan.

-          Perpindahan data antar departments/kantor dalam tidak perlu ditampilkan.

-          Ada 4 jenis DFD (Contoh DFD dan symbol-symbolnya lihat gambar disamping):

• DFD dari physical system yang sedang digunakan
• DFD dari logical system yang sedang digunakan
• DFD dari logical system yang baru atau diusulkan
• DFD physical system yang baru atau disulkan

-          Baik logical dan physical diagram menggunakan symbol yang sama.  Logical diagrams menggambarkan aliran data konseptual tanpa referensi apapun ke karakteristik fisik sistem. Physical diagrams, sebaliknya, memasukkan label yang menggambarkan atribut2 fisik sistem, seperti pekerja/agent, job titles, nama departement, nama/deskripsi teknologi yang digunakan untuk memroses dan menyimpan data.

DFD Symbols

·         DFD meliputi 4 simbol: proses, sources/sinks, data stores, data flow lines

Aturan umum:

1.       Semua proses harus memiliki nama yang unik. Bila dua flow lines memiliki label yang sama, maka harus mengacu ke aliran data yang sama atau data store yang sama.

2.       Input ke suatu proses harus berbeda dengan output proses

3.        Satu DFD tunggal harus tidak lebih dari sekitar tujuh proses.

Proses:

1.       Tidak ada proses yang hanya memiliki outputs. (Ini berarti bahwa proses tersebut tidak membuat informasi dari manapun).

2.       Tidak ada proses yang hanya memiliki inputs. (black hole).

3.       Suatu proses harus memiliki label kata kerja.

Data Store:

1.       Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu data store ke data store yang lain. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.

2.       Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu source ke suatu data store. Data harus dipindahkan oleh suatu proses yang menerima data dari source tersebut dan menempatkannya ke data store.

3.        Data tidak bisa berpindah secara langsung dari data store ke suatu sink. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.

4.       Data store label haruslah kata benda.

Source/Sink:

1.       Data tidak bisa berpindah secara langsung dari source ke sink, harus dipindah oleh suatu proses. Bila data mengalir secara langsung dari source ke sink dan tidak melibatkan proses apapun, maka itu adalah diluar scope dan tidak ditunjukkan di sistem DFD

2.       Source/sink harus berlabel kata benda.

Data Flow:

1.        Suatu data flow hanya memiliki satu arah diantara simbol. Bisa jadi dua arah antara proses dan data store untuk menunjukkan suatu read dan update. Untuk menunjukkan read dan update, harus digambar dua panah berbeda karena dua tahap (read and update) yang terjadi pada waktu yang terpisah.

2.       Fork berarti bahwa data yang benar-benar sama berasal dari lokasi yang sama ke proses dua atau lebih proses atau data stores atau source/sink yang berbeda. (ini biasanya menunjukkan copy yang berbeda dari dokumen yang sama ke lokasi yangberbeda)

3.       Join berarti data yang sama dari dua atau lebih proses, data store, source/sink yang berbeda ke lokasi yang sama.

4.       Suatu data flow tidak boleh kembali secara langsung ke proses yang baru saja ditinggalkan. Harus ada setidaknya satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan suatu data flow, dan mengembalikan data flow awal ke proses asalnya.

5.        Data flow menuju ke data store berarti update (delete, add, or change).

Tingkatan DFD:

-        Context Diagram

• DFD dibagi menjadi beberapa level untuk mempertahankan size dan kompleksitasnya manageable
• Context Diagram adalah tingkatan yang tertinggi dari DFD.
• Sistem yang masih diinvestigasi lebih lanjut diientifikasi dalam simbol proses di tengah yang diberi label 0.

-        Level DFD berikutnya

• Level berikutnya di bawah context diagram adalah DFD tingkat 0 dan hanya menggambarkan proses sistem yang sangat high level.
• Setiap proses dari level 0 mungkin bisa dibagi lagi menjadi beberapa proses yang lebih detil di level DFD berikutnya.
• Proses pen-detil-an ini biasanya disebut sebagai decomposition. Proses decomposition hingga level yang terendah biasanya disebut sebagai DFD primitive.
• Setiap proses di level 0 diberi label angka secara berurutan dan diikuti dengan .0. misalnya DFD level 0 mempunyai empat proses maka labelnya adalah 1.0, 2.0, 3.0, dan 4.0. .0 menunjukkan proses level 0.
• Andaikan ingin menunjukkan lebih detil lagi tentang proses di level 0, maka DFD nya adalah level 1. Proses penamaannya adalah 1.1, 1.2, dst. Angka pertama mengacu ke angka proses di level 0 dan angka kedua mengacu ke angka proses level 1 yang ditetapkan.
• Bila masih ingin didetilkan lagi dari DFD level 1, maka DFD nya adalah level 2. Penamaan labelnya adalah 1.1.1, 1.1.2,1.1.3,dst. 
• Bila ke DFD level 3 penamaan labelnya menjadi 1.1.2.1, 1.1.2.2, 1.1.2.3, dst.

-        Flowchart VS DFD

• Flowchart lebih cenderung menggambarkan karakteristik fisik sistem sementara DFD tidak mempedulikan atribut-atribut fisik sistem.

Sumber:

http://beritati.blogspot.com/2011/08/sekilas-flowchart-dan-data-flow-diagram.html

DFD Data Flow Diagram

Data Flow Diagram atau DFD merupakan gambaran suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Dengan adanya Data Flow Diagram maka pemakai sistem yang kurang memahami dibidang komputer dapat mengerti sistem yang sedang berjalan.

Pengertian Data Flow Diagram Menurut Para Ahli

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wikipedia adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007) Adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto, 2003 adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

•             Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Jogiyanto Hartono, 2005-701 Adalah Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system.

Simbol DFD model Yourdon

•             Data Flow (Arus Data) : Panah merepresentasikan datu atau lebih obyek data (arus data).

•         External entity (Kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) : Untuk merepresenrasikan sebuah external entity sebagai sebuah elemen sistem, misalnya hardware, orang (user) atau program lain

•           Procces (proses) : Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan data yang keluar dari proses.

•              Data Store (Simpanan data) : Simpanan data merupakan simpanan

Menurut Jogiyanto (1990), ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan symbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured Analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dikumentasi dari sistem yang baik.

Beberapa symbol digunakan di DFD untuk maksud mewakili (Jogiyanto ,1990):

1.            External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);

2.            Data flow (arus data);

3.            Process (proses);

4.            Data store (simpanan data).

Kesatuan Luar

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini (Jogiyanto ,1990).

1.            Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

2.            Orang atau sekelompok orang diorganisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

3.            Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

4.            Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.

5.            Sumber asli dari suatu transaksi.

6.            Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Arus Data

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (exsternal entity). Arus data menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini (Jogiyanto ,1990).

1.            Formulir atau dokumen yang digunakan di perpustakaan.

2.            Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

3.            Tampilan atau output di layar komputer yang dhasilkan oleh sistem.

4.            Masukan untuk komputer.

5.            Komunikasi ucapan.

6.            Surat-surat atau memo.

7.            Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

8.            Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.

9.            Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical dataflow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedang untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari computer. Perbedaan dari PDFD dan LDFD akan dibahas kemudian. Suatu proses dapat menunjukkan dengan symbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul (Jogiyanto ,1990).

Simpanan Data

Menunjukkan informasi yang tersimpan dalam file diantara transactions. Data store diidentitaskan dengan “D dengan nomor” untuk data store komputer dan “M dengan nomor” untuk manual data store. Data store disimbolkan sebagai berikut (Jogiyanto ,1990) :

Penggambaran simpanan data di DFD perlu memperhatikan beberapa hal, sebagai berikut:

1.            Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah proses.

2.            Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses:

1.            Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data.

2.            Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data.

3.            Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data.

3.            Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedang untuk disimpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data.

4.            Proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dilakukan hal berikut:

          1. Dapat menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data.

               2. Menggunakan arus data yang terpisah.

DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flowchart). Perbedaannya adalah sebagai berikut:

1.            Proses di DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak sedangkan bagan alir cenderung menunjukkan proses yang urut.

2.            DFD lebih mencerminkan arus dari data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma.

3.            DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkanya.

Selain itu, DFD juga memiliki beberapa keterbatasan, antara lain:

1.            DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).

2.            DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).

3.            DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

Sumber :

 

http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-dfd-data-flow-diagram/

http://id.wikipedia.org/wiki/Berkas:Data_Flow_Diagram_Example.jpg

http://informatika.web.id/category/data-flow-diagram

SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)

Bab 5. Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

Pada pembahasan kali ini mengenai  pengembangan keahlian untuk mengidentifikasi kejadian-kejadian yang berunsur penting untuk proses bisnis dan menyajikan konsep dasar untuk organisasi data SIA. File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadain dalam proses bisnis organisasi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga penjual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian ( misalnya, barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar). Penggunaan file transaksi dan file induk untuk mencatat kejadian dan menyimpan informasi mengenai agen dan barang/jasa juga disajikan. Mendokumenkan file transaksi dengan menggunakan diagram kelas UML parsial untuk ELERBE, Inc; yang menapilakan seluruh table transaksi dalam siklus pendapatannya. Adapun pedoman-pedoman untuk mendokumentasikan file transaksi yang pertama yaitu pedoman untuk mengindentifikasi perlunya table transaksi, pedoman kedua yaitu keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer, pedoman ketiga yaitu keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA, pedoman keempat yaitu keluarkan kejadian pemeliharaan.

System informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk. Ada dua entitas yang dapat didefinisikan dimana table induk umumnya digunakan. Table induk kas dan buku besar dapat menambah dam memperluas suatu daftar, misalnya barang/jasa, agen, kas, dan file induk buku besar. Manfaat table induk untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan. 3 (tiga) konsep penting untuk memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian yang pertama kata kunci (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada table. Kunci asing ( foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa table lainnya. Kardinalitas hubungan atau hubungan antartabel merupakan bagian penting untuk mendesain basis data. Kardinalitas menunjukan hubungan berapa banyak kejadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan entitas lainnya.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan, Dalam paket basis data seperti Microsoft access menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari table-tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan menghasilkan dokumen dan laporan. Mengimplementasikan formulir input, formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efesien.

Pendesainan data dengan diagram kelas uml – contoh menyeluruh, diagram kelas uml diperkenalkan sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data.kemudian dibahas objek desain data yang meliputi table transaksi, table induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi record di table-tabel tersebut.pembahasan yang cukup banyak mengenai cara dimana table akan dihubungkan,melalui kunci asing,dan kardinalitas hubungan antarentitas atau table.

Bab 6. Memahami Dan Mendesain Query Dan Laporan

                Berfokus pada pengorganisasian data akuntansi kedalam table-tabel. System manajemen basis data (database managenment system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan pengguna untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan informasi dari suatu basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data atau elemen penting basis data relasional. Query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik intik manager dan pengguna. Query dapat dinyatakan dengan dua cara yaitu structured query language (SQL) merupakan bahasa yang mencakup perintah untuk mendapatkan kembali data dari basis data. Query by example (QBE) adalah antarmuka pengguna grafis untuk melakukan hal yang sama. Di SQL, spesifikasi ini dinyatakan dengan menggunakan perintah SELECT, FROM, dan WHERE. Desain query ini digunakan untuk memikirkan dan mendokumentasikan parameter query. Query dengan satu table maupun dengan banyak table.

Laporan (report) adalah penyajian data yang berpola dan tersusun.  Elemen-elemen laporan tersebut seperti header laporan, footer laporan, header kelompok, perincian kelompok dan footer kelompok.  Laporan dapat dikelompokan menjadi empat jenis yaitu daftar sederhana adalah daftar transaksi penjualan, laporan perincian berkelompok adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setia jenis produk, laporan ringkasan kelompok yaitu hanya memberikan ringkasan penjualan, dan laporan satu entitas seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian. Laporan perincian kejadian dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen. Laproan peringkasan kejadian meringankan data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelangan. Laporan satu kejadian menyajikan perincian mengenai kejadian. Menyajiakan detail untuk satu penjualan di Fairhaven convenience store.

Daftar acuan dan laporan status berfokus pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftrar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen. Daftar acuan melaporkan acaun yang diambil dari table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjaul, dan bagan akun-akun buku besar. Laporan status menyediakan data ringkas mengenai barang, jasa atau agen. Contohnya data ringkasan adalah jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang, dan penjualan_hingga_sekarang. Laporan status dapat dibuat secara terperinci.

Bab 7. Memahami Dan Mendesain Formulir

               

                Pada bab ini mempelajari tenteang pengorganisasian data SIA kedalam table induk dan transaksi. Pembahasan tentang penggunaan query DBMS dan oelaporan fitur_fitur untuk menyintesis data dari berbagai table basis data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat. Untuk mendesain formulir harus memahami kejadian-kejadian didalam proses bisnis dan informasi yang perlu dikumpulkan selama kejadian. Data diorganisasikan degan cara tertentu agar memungkinkan peranti lunak basis data rasional menggunakannya secara fleksibel untuk merespons kebutuhan pengguna. Proses entri memerlukan beberapa table yaitu table persediaan, table pelanggan, table pesanan, table perincian pesanan, table pengiriman, dan table table pengiriman perincian. Kejadian yang didaftar memerlukan informasi dari table induk pelanggan dan persediaan, kejadian untuk menyimpan fil yang telah ditambahkan didaftar tersebut. Janis-jenis formulir input misalnya formulir entri satu record yaitu hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data di satu record satu table tertentu. Formulir entri bentuk table, menyediakan desain seperti banyak kertas kerja untuk memasukan banyak record disatu table. Kegunaannya untuk mencatat sekumpulan kejadian.  Formulir entri multitabel, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

                UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna system. Diagram use case diperkenalkan sebagai sebuah alat yang dapat mengklasifikasi berbagai cara yang digunakan system selama kejadian disuatu proses. Diagram use case yang lengkapmenunjukan seluruh kejadian yang digunakan system maupun pengguna yang berinteraksi dengan system. CRUD adalah alat bantuan yang digunakan untuk mengembangkan diagram use case. CRUD kepanjangan dari Create, Read, Update, Delete.

                Penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke table data dan dapat menimbulkan peluang untuk menerapkan pengendalian internal pada proses entri data. Formulir dapat dibentuk untuk menyediakan fitur pencarian, pemeriksaan record, konfirmasi, aturan vaalidasi, dan fitur lainnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses entri data.