SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)

Bab 5. Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

Pada pembahasan kali ini mengenai  pengembangan keahlian untuk mengidentifikasi kejadian-kejadian yang berunsur penting untuk proses bisnis dan menyajikan konsep dasar untuk organisasi data SIA. File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadain dalam proses bisnis organisasi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga penjual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian ( misalnya, barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar). Penggunaan file transaksi dan file induk untuk mencatat kejadian dan menyimpan informasi mengenai agen dan barang/jasa juga disajikan. Mendokumenkan file transaksi dengan menggunakan diagram kelas UML parsial untuk ELERBE, Inc; yang menapilakan seluruh table transaksi dalam siklus pendapatannya. Adapun pedoman-pedoman untuk mendokumentasikan file transaksi yang pertama yaitu pedoman untuk mengindentifikasi perlunya table transaksi, pedoman kedua yaitu keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer, pedoman ketiga yaitu keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA, pedoman keempat yaitu keluarkan kejadian pemeliharaan.

System informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk. Ada dua entitas yang dapat didefinisikan dimana table induk umumnya digunakan. Table induk kas dan buku besar dapat menambah dam memperluas suatu daftar, misalnya barang/jasa, agen, kas, dan file induk buku besar. Manfaat table induk untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan. 3 (tiga) konsep penting untuk memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian yang pertama kata kunci (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada table. Kunci asing ( foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa table lainnya. Kardinalitas hubungan atau hubungan antartabel merupakan bagian penting untuk mendesain basis data. Kardinalitas menunjukan hubungan berapa banyak kejadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan entitas lainnya.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan, Dalam paket basis data seperti Microsoft access menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari table-tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan menghasilkan dokumen dan laporan. Mengimplementasikan formulir input, formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efesien.

Pendesainan data dengan diagram kelas uml – contoh menyeluruh, diagram kelas uml diperkenalkan sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data.kemudian dibahas objek desain data yang meliputi table transaksi, table induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi record di table-tabel tersebut.pembahasan yang cukup banyak mengenai cara dimana table akan dihubungkan,melalui kunci asing,dan kardinalitas hubungan antarentitas atau table.

Bab 6. Memahami Dan Mendesain Query Dan Laporan

                Berfokus pada pengorganisasian data akuntansi kedalam table-tabel. System manajemen basis data (database managenment system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan pengguna untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan informasi dari suatu basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data atau elemen penting basis data relasional. Query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik intik manager dan pengguna. Query dapat dinyatakan dengan dua cara yaitu structured query language (SQL) merupakan bahasa yang mencakup perintah untuk mendapatkan kembali data dari basis data. Query by example (QBE) adalah antarmuka pengguna grafis untuk melakukan hal yang sama. Di SQL, spesifikasi ini dinyatakan dengan menggunakan perintah SELECT, FROM, dan WHERE. Desain query ini digunakan untuk memikirkan dan mendokumentasikan parameter query. Query dengan satu table maupun dengan banyak table.

Laporan (report) adalah penyajian data yang berpola dan tersusun.  Elemen-elemen laporan tersebut seperti header laporan, footer laporan, header kelompok, perincian kelompok dan footer kelompok.  Laporan dapat dikelompokan menjadi empat jenis yaitu daftar sederhana adalah daftar transaksi penjualan, laporan perincian berkelompok adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setia jenis produk, laporan ringkasan kelompok yaitu hanya memberikan ringkasan penjualan, dan laporan satu entitas seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian. Laporan perincian kejadian dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen. Laproan peringkasan kejadian meringankan data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelangan. Laporan satu kejadian menyajikan perincian mengenai kejadian. Menyajiakan detail untuk satu penjualan di Fairhaven convenience store.

Daftar acuan dan laporan status berfokus pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftrar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen. Daftar acuan melaporkan acaun yang diambil dari table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjaul, dan bagan akun-akun buku besar. Laporan status menyediakan data ringkas mengenai barang, jasa atau agen. Contohnya data ringkasan adalah jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang, dan penjualan_hingga_sekarang. Laporan status dapat dibuat secara terperinci.

Bab 7. Memahami Dan Mendesain Formulir

               

                Pada bab ini mempelajari tenteang pengorganisasian data SIA kedalam table induk dan transaksi. Pembahasan tentang penggunaan query DBMS dan oelaporan fitur_fitur untuk menyintesis data dari berbagai table basis data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat. Untuk mendesain formulir harus memahami kejadian-kejadian didalam proses bisnis dan informasi yang perlu dikumpulkan selama kejadian. Data diorganisasikan degan cara tertentu agar memungkinkan peranti lunak basis data rasional menggunakannya secara fleksibel untuk merespons kebutuhan pengguna. Proses entri memerlukan beberapa table yaitu table persediaan, table pelanggan, table pesanan, table perincian pesanan, table pengiriman, dan table table pengiriman perincian. Kejadian yang didaftar memerlukan informasi dari table induk pelanggan dan persediaan, kejadian untuk menyimpan fil yang telah ditambahkan didaftar tersebut. Janis-jenis formulir input misalnya formulir entri satu record yaitu hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data di satu record satu table tertentu. Formulir entri bentuk table, menyediakan desain seperti banyak kertas kerja untuk memasukan banyak record disatu table. Kegunaannya untuk mencatat sekumpulan kejadian.  Formulir entri multitabel, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

                UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna system. Diagram use case diperkenalkan sebagai sebuah alat yang dapat mengklasifikasi berbagai cara yang digunakan system selama kejadian disuatu proses. Diagram use case yang lengkapmenunjukan seluruh kejadian yang digunakan system maupun pengguna yang berinteraksi dengan system. CRUD adalah alat bantuan yang digunakan untuk mengembangkan diagram use case. CRUD kepanjangan dari Create, Read, Update, Delete.

                Penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke table data dan dapat menimbulkan peluang untuk menerapkan pengendalian internal pada proses entri data. Formulir dapat dibentuk untuk menyediakan fitur pencarian, pemeriksaan record, konfirmasi, aturan vaalidasi, dan fitur lainnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses entri data.