SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)

Bab 5. Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

Pada pembahasan kali ini mengenai  pengembangan keahlian untuk mengidentifikasi kejadian-kejadian yang berunsur penting untuk proses bisnis dan menyajikan konsep dasar untuk organisasi data SIA. File transaksi digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadain dalam proses bisnis organisasi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga penjual). File induk menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian ( misalnya, barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar). Penggunaan file transaksi dan file induk untuk mencatat kejadian dan menyimpan informasi mengenai agen dan barang/jasa juga disajikan. Mendokumenkan file transaksi dengan menggunakan diagram kelas UML parsial untuk ELERBE, Inc; yang menapilakan seluruh table transaksi dalam siklus pendapatannya. Adapun pedoman-pedoman untuk mendokumentasikan file transaksi yang pertama yaitu pedoman untuk mengindentifikasi perlunya table transaksi, pedoman kedua yaitu keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer, pedoman ketiga yaitu keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA, pedoman keempat yaitu keluarkan kejadian pemeliharaan.

System informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk. Ada dua entitas yang dapat didefinisikan dimana table induk umumnya digunakan. Table induk kas dan buku besar dapat menambah dam memperluas suatu daftar, misalnya barang/jasa, agen, kas, dan file induk buku besar. Manfaat table induk untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan. 3 (tiga) konsep penting untuk memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian yang pertama kata kunci (primary key) adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada table. Kunci asing ( foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa table lainnya. Kardinalitas hubungan atau hubungan antartabel merupakan bagian penting untuk mendesain basis data. Kardinalitas menunjukan hubungan berapa banyak kejadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan entitas lainnya.

Mengimplementasikan dokumen dan laporan, Dalam paket basis data seperti Microsoft access menggunakan tiga konsep ini dalam menggabungkan informasi dari table-tabel untuk menjawab pertanyaan pengguna dan menghasilkan dokumen dan laporan. Mengimplementasikan formulir input, formulir input digunakan untuk membuat entri data lebih akurat dan efesien.

Pendesainan data dengan diagram kelas uml – contoh menyeluruh, diagram kelas uml diperkenalkan sebagai alat untuk mendokumentasikan desain data.kemudian dibahas objek desain data yang meliputi table transaksi, table induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi record di table-tabel tersebut.pembahasan yang cukup banyak mengenai cara dimana table akan dihubungkan,melalui kunci asing,dan kardinalitas hubungan antarentitas atau table.

Bab 6. Memahami Dan Mendesain Query Dan Laporan

                Berfokus pada pengorganisasian data akuntansi kedalam table-tabel. System manajemen basis data (database managenment system-DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan pengguna untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan informasi dari suatu basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data atau elemen penting basis data relasional. Query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik intik manager dan pengguna. Query dapat dinyatakan dengan dua cara yaitu structured query language (SQL) merupakan bahasa yang mencakup perintah untuk mendapatkan kembali data dari basis data. Query by example (QBE) adalah antarmuka pengguna grafis untuk melakukan hal yang sama. Di SQL, spesifikasi ini dinyatakan dengan menggunakan perintah SELECT, FROM, dan WHERE. Desain query ini digunakan untuk memikirkan dan mendokumentasikan parameter query. Query dengan satu table maupun dengan banyak table.

Laporan (report) adalah penyajian data yang berpola dan tersusun.  Elemen-elemen laporan tersebut seperti header laporan, footer laporan, header kelompok, perincian kelompok dan footer kelompok.  Laporan dapat dikelompokan menjadi empat jenis yaitu daftar sederhana adalah daftar transaksi penjualan, laporan perincian berkelompok adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setia jenis produk, laporan ringkasan kelompok yaitu hanya memberikan ringkasan penjualan, dan laporan satu entitas seperti faktur penjualan hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian. Laporan perincian kejadian dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa atau agen. Laproan peringkasan kejadian meringankan data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang diringkas menurut bulan, atau penjualan yang diringkas menurut pelangan. Laporan satu kejadian menyajikan perincian mengenai kejadian. Menyajiakan detail untuk satu penjualan di Fairhaven convenience store.

Daftar acuan dan laporan status berfokus pada pengorganisasian dan peringkasan data kejadian, daftrar acuan dan laporan status memfokuskan pada penyediaan informasi mengenai barang, jasa atau agen. Daftar acuan melaporkan acaun yang diambil dari table induk. Contohnya adalah daftar pelanggan dengan nama dan alamat, daftar pemasok, daftar produk yang terjaul, dan bagan akun-akun buku besar. Laporan status menyediakan data ringkas mengenai barang, jasa atau agen. Contohnya data ringkasan adalah jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang, dan penjualan_hingga_sekarang. Laporan status dapat dibuat secara terperinci.

Bab 7. Memahami Dan Mendesain Formulir

               

                Pada bab ini mempelajari tenteang pengorganisasian data SIA kedalam table induk dan transaksi. Pembahasan tentang penggunaan query DBMS dan oelaporan fitur_fitur untuk menyintesis data dari berbagai table basis data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat. Untuk mendesain formulir harus memahami kejadian-kejadian didalam proses bisnis dan informasi yang perlu dikumpulkan selama kejadian. Data diorganisasikan degan cara tertentu agar memungkinkan peranti lunak basis data rasional menggunakannya secara fleksibel untuk merespons kebutuhan pengguna. Proses entri memerlukan beberapa table yaitu table persediaan, table pelanggan, table pesanan, table perincian pesanan, table pengiriman, dan table table pengiriman perincian. Kejadian yang didaftar memerlukan informasi dari table induk pelanggan dan persediaan, kejadian untuk menyimpan fil yang telah ditambahkan didaftar tersebut. Janis-jenis formulir input misalnya formulir entri satu record yaitu hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data di satu record satu table tertentu. Formulir entri bentuk table, menyediakan desain seperti banyak kertas kerja untuk memasukan banyak record disatu table. Kegunaannya untuk mencatat sekumpulan kejadian.  Formulir entri multitabel, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.

                UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna system. Diagram use case diperkenalkan sebagai sebuah alat yang dapat mengklasifikasi berbagai cara yang digunakan system selama kejadian disuatu proses. Diagram use case yang lengkapmenunjukan seluruh kejadian yang digunakan system maupun pengguna yang berinteraksi dengan system. CRUD adalah alat bantuan yang digunakan untuk mengembangkan diagram use case. CRUD kepanjangan dari Create, Read, Update, Delete.

                Penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke table data dan dapat menimbulkan peluang untuk menerapkan pengendalian internal pada proses entri data. Formulir dapat dibentuk untuk menyediakan fitur pencarian, pemeriksaan record, konfirmasi, aturan vaalidasi, dan fitur lainnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses entri data.

Analisa Sistem Informasi Akuntansi Pada Usaha Kecil Menengah

Wawancara dan Pengamatan Usaha Kecil Menengah – Kantin Umi

Dari hasil wawancara saya dengan pemilik usaha kantin yang berada disalah satu sekolah menengah kejuruan (SMK) didaerah cikarang, kantin yang selalu rame dengan para siswa-siswi dilihat dari perkembangan sejak pertama  hingga sekarang. Ibu Sarni Sartika adalah pemilik dari kantin umi tersebut.

Berikut adalah kesimpulan hasil pengamatan dan wawancara saya dengan ibu Sarni.

Biodata

Nama pemilik: Sarni Sartika

Tempat, tanggal lahir : Bekasi, 05 maret 1972

Agama: Islam

Pendidikan: SD

Nama anak:

1.      Nisa

2.      Tiara

Detail Usaha

Jenis Usaha: Usaha Kecil Menengah

Bentuk Usaha: Tempat Makan

Nama Usaha: Kantin Umi

Lokasi Usaha:  Jl. Citarik, Cikarang Timur

Waktu:  06.00-17.00 WIB

Didirikan tahun: 2003(hingga sekarang)

Menu yang disediakan:

-          Makanan:

1.      Nasi Goreng                                                    RP.5000

2.      Nasi Uduk                                                       RP.5000

3.      Mie Goreng                                                     RP.6000

4.      Mie Rebus                                                       RP.6000

5.      Gorengan (bakwan, tempe, tahu, jagung)       RP.1000/pcs

6.      Pisang goring                                                  RP.1000

7.      Cemilan                                                           RP.500-1000

-          Minuman:

1.      Teh (panas/dingin)                                          RP.2000

2.      Es Jeruk (panas/dingin)                                   RP.2000

3.      Es kelapa                                                         RP.1000

4.      Kopi                                                                RP.3000

5.      Aqua botol                                                      RP.3000

6.      Aqua gelas                                                      RP.500

7.      Bigcola                                                            RP.3500

8.      Soft drink                                                        RP.4000-6000

Asumsi Pendapatan per hari  (hingga sekarang)

Modal awal                                                                 RP.5.000.000                                               

Biaya operasional total                                                RP.35.00.000

Biaya sewa kantin                                                       RP.400.000

Gaji karyawan @ 2*800                                             RP.1.600.000             

Belanja bahan masakan dll                                          RP.10.000.000

Biaya tak terduga, spt penambahan peralatan                        RP.1.000.000     

Transport                                                                     RP.420.000          

Omzet 1,5 jt/hari x 30 hari                                          RP.45.000.000

Keuntungan bersih 25% dari omzet                            RP.9.000.000

Sejarah perkembangan usaha

Pertama-tama didirikanlah sekolah menengah kejuruan didaerah cikarang timur, sangat kebetulan didirikannya sekolah tersebut tidak terlalu jauh jaraknya dari tempat tinggal ibu sarnih sekitar 5-10menit. Ibu sarnih berinisiatif untuk mendirikan kantin pada sekolahan tersebut, kemudian ibu sarnih mencari tau siapa pemilik sekolahan dan mencari tau siapa yang bertanggung jawab pada pembangunan sekolahan tersebut. Setelah mengumpulkan informasi untuk mendaftar menjadi salah satu pemilik kantin pada sekolahan tersebut, ibu sarnih bertemu dengan Bpk Hanif selaku orang yang bertanggung jawab pada sekolahan menengah kejuruan tersebut. Setelah dijelaskan dengan terperinci, ibu sarnih mendapatkan ijin untuk berjualan namun tidak semulus dengan yang dipikiran ibu sarnih, karena jika ibu sarnih ingin berjualan disekolah maka ibu sarnih harus membangun kantin tersebut dengan uang pribadi karena pihak sekolah tidak menyediakan bangunan untuk kantin. Diposisi lain ibu sarnih tidak memiliki uang banyak untuk membeli bahan bangun, dengan menyicil sedikit demi sedikit membangun kantin akhirnya selesai walau tidak terlalu besar. Dengan berjalannya waktu dan masuk ajaran pertama pada sekolahan ibu sarnih berjualan dengan kondisi kantin yang tidak terlalu menguntungkan karna sekolahan pada ajaran pertama hanya dihuni oleh 80-an siswa/i. lambat-laun hasil dari kantin mulai dirasakan dan ibu sarnih mulai kewalahan dengan siswa/I yang semakin banyak karana disekolah ini hanya ada satu kantin yaitu ibu sarnih. Kemudian ibu sarnih mulai menccari karyawan untuk membantunya dalam melayani siswa/i bahkan para guru dan pengurus sekolah lainnya. Kenapa diberikan kantin umi karena pada semua siswa/i memanggil ibu sarnih dengan sebutan umi. Siswa/i setiap tahunnya selalu bertambah, semakin sulit pula ibu sarnih untuk berbelanja keperluan kantin setiap harinya. Disaat siswa/i mulai datang dipagi hari ibu sarnih harus sudah siap untuk membuat makanan karena banyak siswa/I yang bersarapan disekolah. Setelah siswa/I masuk ibu sarnih langsung bergegas berbelanja bahan-bahan masakan atau keperluan kantin lainnya dan kembali sebelum siswa/I istirahat. Sekolahan tersebut salah satu sekolah yang memiliki jadwal belajar yang padat, jam 07.00-15.00 siswa/I belajar dan 15.00-17.00 siswa/I ekskul (walaupun tidak semua siswa/I yang mengikuti ekskul). Begitu seterusnya kegiatan ibu sarnih dalam kesehariannya. Setelah saya amati kegiatan ibu sarnih dalam keseharian, ibu sarnih adalah salah satu wanita yang kuat dan gigih dalam berjualan atau berwirausaha dan saya bangga dengan dia. Menurut saya ibu sarnih adalah wonder women J

Media promosi

            Ibu sarnih mengaku tidak banyak menggunakan media promosi karna berada dalam satu sekolah dan hanya ada satu kantin dalam sekolahan tersebut. Selama ini ibu sarnih hanya berpromosi dari tampilan makanan yang menarik dan pelayanan yang ramah.

Kendala usaha awal:

-          keuangan yang pas-pasan bahkan kurang

-          Belum kenal dengan para siswa/i

-          Susahnya susahnya menyisihkan keuntungan untuk keperluan lain dari hasil pendapatan dalam satu hari (karena ibu sarnih memulai semua dari nol dan dengan usaha sendiri)

Kendala sekarang:

-          semakin sulit membagi waktu untuk berbelanja

-          kewalahan dalam melayani siswa/I walau ditambah dengan dua pegawai

-     semakin berkurangnya waktu untuk beristirahat

Kunci sukses:

1.      Memilih bahan baku yang berkualitas baik

2.      Tidak menjual makanan yang tidak habis dihari kemarin karena akan menimbulkan pandangan jelek untuk kantin umi tersebut

3.      Gigih

4.      Tekun

5.      Kompak

6.      Jujur

7.      Sabar

8.      Ramah tamah

9.      Selalu bersyukur

10.  Selalu berusaha

11.  Tidak malas

SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)

Bab 1. Mengenal Sistem Informasi Manajemen

Mengenal system informasi manajemen berarti membahas ruang lingkup dari SIA, bagaimana cara penggunaan SIA, mengenali sifat software dari akuntansi, dan peranan akuntan yang berhubungan dengan SIA. Sistem Informasi Manajemen (SIA) adalah suatu sistem yang mencakup data dalam suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Dari ruang lingkup SIA dapat  sebagai seperangkat system informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi, keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari pengelolaan rutin transaksi akuntansi. Tumpang tindih substansial dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses-proses bisnis mendasar yang sama. Tumpang tindih menunjukan peluang bagi sistem informasi terintegritas yang lebih efektif melayani kebutuhan semua pengguna. ERP (enterprise resource planning) adalah suatu sistem informasi bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan.

SIA mengerjakan dan memberikan lima macam penggunaa system informasi akuntansi yaitu membuat laporan-laporan eksternal, mendukung aktivitas rutin, mendukung pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian, dan menerapkan pengendalian internal. Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi. Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual pada masyarakat umum.

Hubungan SIA dengan pekerjaan yang telah dilakukang para akuntan berinteraksi dengan berbagai macam pekerjaan seperti akuntan sebagai pengguna, akuntan sebagai manajer, akuntan sebagai konsultan, akuntansi sebagai evaluator, dan akuntansi sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.

Bab2. Proses Bisnis Dan Data SIA

                Proses dan kejadian bisnis dapat didudun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu siklus pemerolehan/pembelian, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi mencakup semua bagian operasi seperti merespon permintaan, membuat perjanjian, menyediakan jasa, menagih pelanggan, penagihan uang, penyetoran uang kas, dan menyusun laporan. Fungsi-fungsi siklus pemerolehan yaitu berdiskusi, memproses permintaan, membuat perjanjian, menerima barang dan jasa, mengakui klaim, memilih faktur-faktur, dan menulis cek.

                Mengidentifikaski kejadian dalam proses bisnis para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka mengevalusi atau mendesain satu system informasi akuntansi. Para akuntan harus menguasai pedoman dalam proses bisnis. Pedoman mengakui kejadian, pedoman ini berfokus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengindetifikasikan kejadian.

                Satu motivasi penting untuk mengindentifikasikan kejadian dari uraian naratif dari suatu proses bisnis, bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian. Pengorganisasian data dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan system manual, dokumen sumber, jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu untuk mengorganisaikan informasi mengenai berbagai entitas. Informasi mengenai desain file dapat dikumpulkan dari berbagai macam sumber termasuk dokumentasi system, manual yang menyertai software yang mengatur file-file. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur dan lainnya yang perlu diperhatikan. Dua jenis dari file data yaitu yang pertama file induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen-agen internal maupun eksternal. Yang kedua file transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.

Bab3.  Mendokumenkan Sistem Akuntansi

                Diagram UML (unified modeling language) yaitu bahasa yang digunakan untuk mentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu system informasi. Alasan untuk memilih UML Karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan system informasi. UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda. UML adalah satu dari banyak pendekatan yang digunakan untuk membuat model SIA. Dua teknik umum adalah data flow diagram (DFD) dan bagan arus system (system flowchart).

                Ilustrasi langkah-langkah pendahuluan, langkah pertama: membaca uraian narasi dan mengindentifikasikan kejadian penting. Langkah kedua: membubuhi keterangan pada narasi. Ilustrasi pembuatan pada diagram aktivitas, langkah pertama: menunjukan agen yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. Langkah kedua: membuat diagram untuk masing-masing kejadian. Langkah ketiga: mengambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Langkah keempat: menggambar table(file) yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis.

                Overview diagram bermanfaat dalam memahami kejadian-kejadian penting pada suatu proses bisnis, tanggung jawab atas kejadian tersebut, dan perpindahan informasi antarkejadian. Detailed activity diagram menunjukan informasi mengenai aktivitas dalam suatu kejadian spesifik. Perbedaan utama antara detailed activity diagram dengan overview activity diagram adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktivitas, bukan kejadian yang berfokus pada pembuatan detailed activity diagram.

Bab4. Mengindentifikasi Resiko Dan Pengendalian Dalam Proses Bisnis

                Pada bab terakhir ini diawali dengan pembahasan mengenai komponen pengendalian internal. Laporan COSO mengidentifikasikan lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengendalian, penentuan resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, pengawasan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan oleh COSO mencakup efektivitas dan efisien operasi, dan keandalan laporan keuangan.

Dibidang penentuan risiko, risiko pelaksanaan (execution risk) mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Beberapa contoh diberikan untuk mengidentifikasi bebagai jenis risiko, seperti proses penggajian ELERBE, siklus pendapatan ELERBE, dan Angelo’s Diner. Berfokus pada risiko system informasi (information system risk) atau risiko kesalahan pada system informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat. Risiko pembaruan adalah risiko kesalahan dalam memperbaharui data ringkasan di file induk (dalam system computer) atau buku besar pembantu(dalam system manual). Bagian menstrukturkan risiko system informasi menjadi dua kategori: pencatatan risiko dan pembaruan risiko dalam buku besar.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasiuntuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pengendalian didefinisikan dan dikelompokan dalam butiran utama yaitu pengendalian arus kerja, pengendalian input, pengendalian umum, dan penelaahan kinerja. Bagian ini mengutamakan pengendalian arus kerja dan menyisakan penjelasan terperinci untuk pengendalian input dan pengendalian umum lainnya. Pemisahan tugas, urutasn kejadian yang diharuskan, penanggungjawab agen internal merupakan pembahasan pokok pada pengendalian arus kerja.